Logistica: il data entry è il collo di bottiglia nascosto della supply chain

Nonostante gli investimenti in sistemi ERP, TMS e WMS, una parte significativa dei processi logistici resta ancora vincolata alla gestione manuale dei documenti.
DDT, CMR, fatture e documenti di spedizione continuano a richiedere attività di lettura, interpretazione e inserimento dati. Questo crea un disallineamento strutturale: sistemi digitali avanzati alimentati da processi manuali.
Il risultato è una supply chain più lenta, costosa e soggetta a errore.

Il gap: dati non strutturati e processi manuali

Il problema non risiede nella mancanza di tecnologia, ma nella natura dei dati.
La maggior parte delle informazioni operative è contenuta in documenti non strutturati o semi-strutturati. Finché questi dati non vengono trasformati in formato digitale strutturato, i sistemi aziendali non possono operare in modo efficiente.
Questo passaggio – ancora oggi prevalentemente manuale – rappresenta uno dei principali limiti alla scalabilità operativa.

L’approccio: automatizzare la trasformazione da documento a dato

Velion affronta questo gap con Rivelio, una piattaforma di Intelligent Document Processing progettata per automatizzare l’intero ciclo di gestione documentale.
La piattaforma acquisisce documenti da fonti multiple, estrae i dati tramite modelli di intelligenza artificiale e li integra direttamente nei sistemi aziendali.
L’obiettivo non è solo migliorare un’attività esistente, ma eliminarla: il data entry viene sostituito da un flusso automatizzato, continuo e scalabile .

Impatto operativo: riduzione dei tempi e degli errori

L’automazione della gestione documentale genera benefici immediati sui processi core della logistica.
Nei contesti applicativi, si osservano:

• Riduzione fino ad oltre all’80% dei tempi di lavorazione documentale
• drastica diminuzione degli errori legati all’inserimento manuale
• maggiore velocità nei flussi di spedizione e fatturazione

L’integrazione diretta con i sistemi (ERP, TMS, WMS) consente inoltre di ridurre la latenza tra ricezione del documento e disponibilità del dato .

Impatto organizzativo: dal lavoro esecutivo al controllo dei processi

L’eliminazione del data entry modifica il ruolo delle risorse operative.
Le attività si spostano dalla trascrizione alla supervisione: gestione delle eccezioni, validazione dei dati, controllo dei flussi.
Questo consente di aumentare la produttività senza incrementare il personale e di migliorare la qualità complessiva del processo.

Standardizzazione del know-how e scalabilità

Un ulteriore effetto è la formalizzazione del know-how aziendale.
Le logiche operative – spesso implicite e distribuite tra le persone – vengono codificate all’interno dei workflow e delle regole di sistema.
Questo rende i processi più standardizzati, replicabili e scalabili, riducendo la dipendenza da competenze individuali.

Adozione e risultati: evidenze dai progetti in produzione

Rivelio è già utilizzato in produzione da aziende di logistica in Italia e all’estero, su volumi rilevanti di documenti.
Nei casi applicativi analizzati:

• migliaia di documenti vengono processati quotidianamente
• il tasso di errore sui dati estratti si attesta sotto l’1%
• i tempi di implementazione sono nell’ordine di poche settimane
• il ritorno sull’investimento si realizza nei primi mesi

In diversi contesti, interi flussi documentali sono stati completamente automatizzati, con un incremento della capacità operativa a parità di risorse.